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Resumen tema 26 de Auxilio Judicial

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Conceptos de archivo judicial y de documentación judicial en relación con la legislación vigente en materia de archivos judiciales. Formas de remisión de documentación judicial y relaciones documentales. Nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión. Las juntas de expurgo de la documentación judicial.

Introducción

El Real Decreto 937/2003 de 18 de julio. Se pretende regular de forma unitaria y conjunta el expurgo de los archivos judiciales y el establecimiento de criterios para garanticen la conservación de documentos que pudieren tener valor cultural, histórico, jurídico o administrativo la materia adecuándola a la realidad social y jurídica actual.

Objeto ,finalidad y ámbito de aplicación del Real Decreto 937/2003 de 18 de julio

  1. Objeto: modernizar y regular la organización y funcionamiento de los archivos judiciales, así como el procedimiento de expurgo.
  2. Finalidad: implantar un sistema de gestión de archivos judiciales que facilite los fines de la Justicia y garantizar los accesos a la documentación de quien tenga interés en ello con las garantías y limitaciones legales.
  3. Aplicación: a todos los documentos judiciales de los diferentes órdenes jurisdiccionales,como de los expedientes gubernativos que se sustancien en ellos.
    Quedan excluidos los libros de sentencias, los de registro y de otras preceptivas que llevarán sus normas específicas

Concepto de archivo judicial

  1. Archivo judicial → el conjunto de documentos judiciales y el lugar en el que quedan custodiados y clasificados de acuerdo a las normas del Real Decreto 937/2003 de 18 de julio.
  2. Expurgo → procedimiento por el cual se determina cuando un documento pierde toda su utilidad o si por el contrario ha de ser conservado, dándosele el curso correspondiente.
  3. Documentos judiciales → tanto las actuaciones procesales como o los que hayan aportado las partes o por terceros al proceso por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, independientemente de cual sea el soporte material donde estén recogidos.

Clases de archivos judiciales: (Art., 5,6 y 7)

Archivos Judiciales de Gestión

Existirán en las oficinas judiciales. En ellos se clasificarán y custodiarán documentos judiciales en proceso de tramitación y allí permanecerán hasta que se adopte una resolución o se termine una ejecución iniciada.

Para mejor gestión podrá encomendarse a un servicio común que atienda los Archivos Judiciales de Gestión de diferentes Salas o Secciones de uno o más tribunales o de varios juzgados.

Transcurridos cinco años desde su incoación, los asuntos que no pendientes de actuación procesal, podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorial que le corresponda.Excepcionalmente este plazo puede reducirse en caso de existir poco espacio en el Archivo.

Los procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolución que ponga fin a éstos, podrán ser remitidos al Archivo Judicial Territorial transcurrido un año desde la firmeza de la resolución.

La decisión de remitir estos documentos recaerá en el responsable del Archivo Judicial de Gestión.

La ordenación, custodia y conservación: Secretario Judicial; que será asistido y asesorado por el personal técnico que se determine al efecto y sin perjuicio de la determinación del responsable del fichero o tratamiento que corresponda según la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de carácter personal.

Acceso a la documentación del Archivo Judicial de Gestión
  1. Podrán acceder a la documentación conservada en los archivos Judiciales de Gestión, quienes hubieran sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de interés legítimo, mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación, salvo cuando tengan carácter reservado. Será el secretario quien facilite a los interesados el acceso a los documentos judiciales.
  2. Si el acceso a documentos que contuvieran datos de carácter personal fuese solicitado por alguien que no sea parte en el procedimiento, solo se concederá cuando el procedimiento esté totalmente concluido y exclusivamente en los supuestos previstos en la Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 de 13 de diciembre o cuando el interesado hubiera prestado su consentimiento a dicho acceso.
  3. En todo caso, los documentos que puedan afectar a la seguridad de personas, honor, intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser consultados públicamente sin consentimiento de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida, o si es desconocida la fecha de la muerte 50 años a partir de la fecha de los documentos.

Archivos Judiciales Territoriales (Arts. 8 y 9)

En cada Comunidad existirá al menos un Archivo Judicial Territorial dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, el cual podrá delegar en el Presidente de la Audiencia Provincial o Juez Decano del partido Judicial donde radique.

En estos archivos se ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos en su ámbito para así permitir una rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en ellos hasta que la Junta de Expurgo resuelva su posterior destino.

Ordenación, custodia y conservación corresponde al secretario Judicial asistido por el personal que se determine a tal efecto:

  1. En capitales de provincia con más de 10 juzgados de Primera Instancia o de Instrucción y las necesidades del servicio así lo aconsejen, los Archivos Judiciales territoriales estarán a cargo de secretarios judiciales de segunda categoría designados por el Ministerio de Justicia para desempeñar en este destino su trabajo.
  2. En los restantes supuestos, el responsable del Archivo Judicial Territorial será el Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el secretario Judicial del órgano en cuyo titular, el Presidente del tribunal Superior de Justicia hubiera delegado la competencia.

Archivo Judicial Central (Arts. 10 y 11)

Existirá un Archivo Judicial Central adscrito a la sala de Gobierno del Tribunal Supremo, cuyo ámbito se circunscribirá a la documentación judicial del Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional y de los restantes órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional.

En el Archivo Judicial Central se ordenará la documentación remitida por los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita una rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en aquellos hasta que proceda su remisión a la Junta de Expurgo.

La ordenación, custodia y conservación corresponderá a un secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia para lo cual contará con asistencia y asesoramiento del personal técnico.

Si no se nombrase un secretario judicial responsable del Archivo Judicial Central, será el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo

Acceso a la documentación del Archivo Judicial Territorial o Central
  1. La documentación conservada en los Archivos Judiciales Central y Territorial estará en todo momento a disposición del órgano judicial al que pertenezca.
  2. El órgano judicial de donde provenga el documento, mediante solicitud de su Secretario, podrá pedir que se le facilite el original del, una copia o una certificación expedida por el responsable del Archivo, así como cualquier información que considere necesaria. Si se le facilitase el original, estos documentos habrán de ser reenviados al Archivo Judicial Territorial o Central cuando no se necesiten.
  3. Art. 235 LOPJ→ quienes hubieran sido parte en procesos judiciales o tengan interés legítimo, podrán acceder a los documentos judiciales que se encuentren en el Archivo Territorial o Central, mediante solicitud al Secretario responsable del archivo. En caso de ser denegada la petición el acuerdo denegatorio podrá ser revisable por un juez o Presidente del órgano Judicial al que corresponda la documentación.
  4. Si la solicitud ya viniese autorizada por el órgano al que corresponde la documentación archivada, el encargado del Archivo Territorial o Central se limitará a facilitar la exhibición o la entrega del testimonio o la certificación autorizada.
  5. El acceso a la documentación estará sujeto a lo dispuesto en cuanto a datos de carácter personal.

Formas de remisión de documentos judiciales y relaciones documentales

Remisión de documentos que se hallen en un Archivo Judicial de Gestión al correspondiente Archivo Judicial Territorial o Central.

Art. 5 Real Decreto distingue dos supuestos.

  1. Asuntos que no estén pendientes de actuación procesal, transcurridos cinco años desde su incoación, podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Territorial o Central, salvo que proceda remitirlo a las juntas de expurgo
  2. Los procedimientos con sentencia firme, o cualquier otra resolución que ponga fin a estos, transcurrido un año desde la firmeza de la resolución, podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorial, o Central con la misma salvedad mencionada anteriormente.

La remisión de los documentos al Archivo Judicial Territorial o Central tendrá, como mínimo carácter anual e irá acompañada de una relación de los procedimientos o actuaciones judiciales en los que se integran, con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio aprobado por la Administración Pública competente.

La relación se remitirá mediante programas y aplicaciones informáticas existentes y cada secretario conservará una copia donde conste la fecha de envío y la acreditación de recepción. Comprenderá la totalidad de los procedimientos que se remiten y hará referencia como mínimo:

  1. Proceso o actitud judicial al que corresponden
  2. Orden jurisdiccional en el que se hubiesen sustanciado.
  3. Naturaleza del proceso o actuación procesal, su número y año
  4. Las partes intervinientes
  5. Una sucinta referencia a su objeto y fecha en que se produjo la terminación o paralización de las actuaciones procesales.

Quienes tengan atribuida la ordenación, custodia y conservación de los Archivos Judiciales Territoriales y Central, tratarán la documentación remitida sin que pueden destinarse los datos a otra finalidad distinta: Los datos solo podrán ser transmitidos a las Juntas de Expurgo siempre mediante el proceso establecido en el Art., 15 del Real Decreto 937/2003 de 13 de diciembre de protección de datos a quienes tuvieren derecho a acceder a ellos de conformidad con lo establecido en el art. 235 de la LOPJ y el apartado 3 del art. 12 del Real Decreto 937/2003

Remisión de relaciones documentales a la Junta de Expurgo (Art. 15)

  1. El responsable del Archivo Judicial de Gestión remitirá al Secretario de la Junta de Expurgouna relación de:
    1. Aquellos procedimientos con ejecución terminada
    2. Los procedimientos prescritos o caducados.
  2. El responsable del Archivo Judicial Territorial o Central donde radiquen los documentos judiciales, una vez transcurridos los plazos legales de prescripción o caducidad , remitirá al secretario responsable del Archivo Judicial de Gestión una lista de todos ellos identificados, según proceso o actuación judicial al que corresponden, sujetos intervinientes y domicilio de éstos, al objeto que el órgano judicial de procedencia, confirme en el plazo de un mes el transcurso de los anteriores plazos con arreglo a la legislación aplicable.
    Una vez comunicada la resolución sobre el transcurso de los plazos legales, al Archivo Judicial Territorial o Central, el secretario responsable lo remitirá a la Junta de Expurgo.
  3. Las relaciones de expedientes serán remitidas como mínimo una vez al año con el fin que se decida su posterior destino. Dicha relación deberá tener mismo contenido y cumplir los requisitos contemplados en el art. 13(requ. para la remisión de relaciones al Archivo Judicial Territorial o Central) a los que se añadirá la expresión del Archivo Judicial en que se hallase.

Nuevas tecnologías en los Archivos Judiciales de Gestión

Según el artículo 3 del Real Decreto 937/2003, los archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central, serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en Juzgados y Tribunales, adaptados a las necesidades y cometidos de cada uno.

Los programas de aplicaciones informáticas serán aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas que deberán cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente

Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel que estén almacenados y custodiados en los archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de la técnica de la digitalización, microfilmación,..Siempre que garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento.

Los documentos judiciales que estén en soporte electrónico podrán ser transformados a soporte escrito mediante mecanismos de reproducción.

Las Juntas de Expurgo de la documentación judicial

Concepto

Las Juntas de Expurgo,son los órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o ,en caso contrario la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico.
Habrá una Junta de Expurgo en cada Comunidad Autónoma que ejercerá sus competencias en el ámbito territorial de ésta.

Composición

Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a través de la Secretaría de Estado de Justicia, tendrán su sede donde radique la presidencia del tribunal Superior de Justicia y estarán presididas por un magistrado designado por el presidente del Tribunal Superior de Justicia, con voto dirimente en los empates e integradas por los siguientes vocales:

  1. Un fiscal, designado por el Fiscal Jefe del tribunal Superior de Justicia
  2. El Gerente territorial del Ministerio de Justicia. Cuando haya más de una Gerencia Territorial, será vocal de la Junta de Expurgo el titular de la gerencia donde radique la sede del tribunal Superior de Justicia.
  3. Un Técnico Superior especialista en archivos designado por la Administración en materia de patrimonio histórico
  4. Un titulado Superior de Administración a que hace referencia la disposición adicional décima (categoría denominada anteriormente Titulado Superior Especialista en Archivos y Documentación).
  5. El Secretario Judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta de Expurgo, realizará labores de secretario. Cuando el trabajo lo permita, será el secretario judicial responsable del Archivo Judicial Territorial de la provincia donde radique la sede del tribunal Superior de Justicia.

La Comunidades Autónomas con competencias transferidas determinarán la sede y composición de la Junta de Expurgo que estará presidida por un magistrado e integrada por un miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial y un técnico superior especialista en archivos designado por la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

Régimen jurídico

El régimen jurídico de las Juntas de Expurgo se ajustará a las normas sobre órganos colegiados contenidas en la Ley de 26 noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento Administrativo Común

Tratamiento de la información contenida en la documentación que se remita

Tratarán la información que se les remita exclusivamente con la finalidad de determinar la exclusión o eliminación de los expedientes del Patrimonio Documental o su transferencia a la Administración competente en materia del patrimonio Histórico) así como la de devolución de los documentos aportados al proceso, sin destinar los datos a ninguna otra finalidad y con arreglo a lo dispuesto al Real decreto 937/2003 de 18 de julio

Remisión de relaciones documentales a la Junta de Expurgo

El responsable del Archivo Judicial de Gestión, Territorial o Central donde radiquen los documentos judiciales, remitirá a la Junta de Expurgo una relación de todos los procedimientos en los que haya terminado la ejecución o hubiere una resolución que declare la prescripción o caducidad.

Devolución de los documentos aportados al proceso

El presidente de la Junta de Expurgo acordará una publicación de las relaciones de expedientes judiciales en el BOE o diario oficial de la Comunidad Autónoma y una referencia de aquella en un diario de mayor difusión en el ámbito autonómico para que en el plazo de 2 meses puedan los interesados recuperar los documentos aportados al proceso en su día. En la publicación se omitirá la reseña del objeto y la identificación de las partes.

Quienes pretendan recuperar documentos propios aportados a las actuaciones judiciales u obtener testimonio o certificación de estas por tener interés legítimo lo solicitarán por escrito, directa o a través de representantes con poder suficiente, ante el secretario de la Junta de Expurgo, dentro de esos 2 meses.
Transcurrido el plazo sin que se promueva la devolución se perderá el derecho a recuperar los documentos aportados.

Régimen de funcionamiento de las Juntas de Expurgo

La Junta será convocada en sesión ordinaria una vez al año. El presidente considerando el número de relaciones de expedientes judiciales y gubernativos, y si es elevado, podrá convocar cuantas sesiones extraordinarias considere necesarias.

La convocatoria será acordada una vez transcurrido el plazo de dos meses (plazo de solicitud de documentos) y se realizará con la antelación necesaria.

El orden del día comprenderá las relaciones de expedientes judiciales objeto de la convocatoria. Durante el plazo que medie entre la convocatoria y la celebración de la sesión, la Administración competente en materia de patrimonio histórico elaborará un informe de carácter vinculante que comprenderá aquellos expedientes o documentos jurídicos que por su valor histórico-documental deberán ser preservados , a cuyo fin podrá designar personal especializado a su servicio para que acceda al archivo judicial en el que se encuentren previa acreditación ante el secretario judicial encargado de aquel.

La apreciación del interés histórico-documental podrá realizarse mediante el acceso a programas y aplicaciones informáticas.

La asistencia a las Juntas debidamente justificadas por el secretario, dará lugar a la indemnización correspondiente.

Acuerdos

La Junta acordará la transferencia a la Administración competente en Patrimonio histórico de aquellos documentos judiciales que deban ser preservados por su interés histórico-documental.

En caso contrario, la Junta resolverá su exclusión del patrimonio y posterior enajenación.

Cuando no fuera posible o fuera desaconsejable la enajenación y en todo caso cuando los expedientes no estén recogidos en soporte de papel, se acordará su destrucción.
El acta de los acuerdos se aprobará en la misma o en la siguiente sesión convocada para tal fin en el plazo de un mes.

El Secretario de la Junta de Expurgo remitirá a cada juzgado o tribunal certificación acreditativa del acuerdo adoptado respecto a los expedientes judiciales contenido en las relaciones para que por el secretario del órgano, como responsable del Archivo Judicial de Gestión, se tenga constancia del destino definitivo de aquellos. También se hará lo mismo con los Archivos Territoriales o Central.

Las resoluciones de la Junta de Expurgo que acuerden la transferencia a la Administración competente, su enajenación o destrucción, se publicarán en el BOE, diario oficial de la Comunidad Autónoma.

Todas las resoluciones de la Junta de Expurgo pondrán fin a la vía administrativa.

Enajenación y destrucción

La administración competente en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia procederá a la enajenación o destrucción de expedientes judiciales.

-Los expedientes que sean objeto de enajenación deberán ser destinados por quien los adquiera exclusivamente a su tratamiento para posterior reutilización (reciclaje de papel).

La enajenación deberá reflejarse en un contrato escrito que contenga los requisitos previstos previstos en la Ley de Protección de Datos de carácter personal.

En ningún caso podrá el que los adquiera divulgar el contenido de los expedientes judiciales, ni bajo ninguna circunstancia permitir el accesos a ellos por parte de terceros .Estas prohibiciones deberán consignarse expresamente en el contrato.

La destrucción de los expedientes se llevará a efecto bien por contrato administrativo o mediante un convenio de colaboración con una Administración Pública que cuente con instalaciones adecuadas a tal fín.El pliego de cláusulas administrativas particulares o el convenio contendrá las mismas prohibiciones que en la enajenación.

Traslado de documentos

Formalizado la transferencia documental a la administración competente en materia de patrimonio histórico, el contrato de compra y venta, el convenio de colaboración con otra Administración pública o el contrato administrativo, se remitirá una copia al secretario de la Junta de Expurgo.El secretario expedirá una certificación acreditativa de su objeto y de la persona física o jurídica que sea parte en el negocio y la remitirá al secretario judicial responsable del archivo donde radiquen los expedientes judiciales y gubernativos para poder autorizar la entrega de estos, previo levantamiento del acta, de la que quedará constancia en este archivo y en el de gestión de no coincidir ambos.

El secretario judicial responsable del archivo no autorizará el traslado de aquellos expedientes respecto a los cuales no se hayan cumplido los requisitos exigidos en el párrafo anterior.

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